Adresáře, základ

Tento modul je nutný pro provoz kteréhokoliv jiného modulu v systému RPO. Slouží především k obsluze adresáře obchodních partnerů, tedy odběratelů a dodavatelů, a adresáře zaměstnanců. Kromě toho jsou zde k dispozici některé další důležité číselníky, jako je kurzovní lístek, databáze PSČ a podobně. Ve vyšších variantách tohoto modulu jsou navíc funkce pro uchování a třídění informací, evidenci úkolů a manažerskou práci s adresami.

Nejdůležitější a nejrozsáhlejší v tomto modulu je adresář podniků. Do tohoto adresáře uživatel eviduje jednotlivé partnery. Jsou to jak odběratelé tak dodavatelé, u každého z nich lze zadat mnoho údajů. Kromě základních identifikačních údajů, jako je adresa, telefonní spojení, email adresa a podobně, jsou to údaje, které slouží při obchodním styku - např. platební priorita dodavatelů, druh požadované platby údaj o typu uzavřené smlouvy, počty dní splatností a penále u odběratelů a mnoho dalších. Kromě toho lze vyvolat pohled na různé doklady a dokumenty z ostatních modulů (faktury, zakázky, …), které souvisí s právě napozicovaným podnikem.

Součástí údajů u každého podniku je i údaj o fakturačním místě. Zpravidla tento údaj není vyplněn, to znamená, že fakturace probíhá přímo na tuto firmu. Pokud se však jedná např. o pobočku nějaké větší firmy, pak je možno zde vyplnit údaj o fakturačním místě. Na toto místo bude systém RPO automaticky směrovat faktury za dodávky zboží nebo služeb, které byly provedeny ve prospěch příslušného odběratele. Typickým příkladem, ve kterém se tato funkce uplatní, jsou nejrůznější prodejny obchodních řetězců.

Systém RPO automaticky během práce udržuje v adresáři podniků aktuální informace o momentálních závazcích, pohledávkách, pohledávkách po splatnosti, tržbách a podobně. Tyto informace mohou sloužit buďto přímo uživateli k tisku různých sestav nebo systému RPO, který při realizaci prodejů a vykrývání zakázek umožňuje hlídat platební kázeň a varovat v případě rizikových odběratelů.

Důležitým prvkem adresáře jsou skupiny podniků. Ve variantách A a B lze pracovat pouze s jednou (základní) skupinou. Ve variantách vyšších je však možno zadávat libovolný počet skupin podniků. K této skupině lze potom určovat typ ceny pro prodej a dále různá skupinová pravidla pro stanovení prodejních cen. Toto je užitečné zejména pro obchodní organizace, kterým se touto technikou otevírají široké možnosti pro realizaci obchodní strategie.

Číselník PSČ obsahuje mimo jiné i UTO, tedy telefonní předvolbu každého místa, dále také údaj o okresu a kraji. Díky tomu systém RPO při zadávání nového zápisu podle PSČ automaticky vyplňuje tyto údaje do karty odběratele či dodavatele. Proto lze později snadno vytvářet například výběry partnerů podle lokality (okres, kraj).

Číselník měn slouží jako základní referenční seznam o používaných měnách. Zde je možno pro každou měnu zadávat platný kurz, tento kurz může být platný např. jeden den, týden, měsíc nebo celý rok a to pro každou měnu samostatně. Záleží pouze na uživateli. Tyto informace jsou pro systém podkladem pro vystavování faktur v cizích měnách.

Od varianty C výše jsou součástí základu funkce pro evidenci úkolů, snímek pracovní doby a uchovávání informací. Úkoly je možno zadávat jako jednorázové nebo periodicky se opakující. Program poskytuje funkce pro setřídění těchto úkolů a vyznačení jejich splnění. Snímek pracovní doby slouží k evidenci odpracovaných hodin zaměstnanců, kteří na konkrétní den zadávají kód činností (odkaz na katalog prací), počet hodin, ... Pokud je využíván modul Zakázek, pak sem program zapisuje práce a hodiny z konkrétní zakázky. Tohoto bloku lze s výhodou využít pro různé statistiky např. rozpis dle akcí, kódů apod. Data ze snímku dne lze přenášet i do modulu Mzdy. Informace uložené v databázi Info organizuje uživatel do stromové struktury, může jít o jakékoliv informace, k dispozici je volný popisný text. Každá informace obsahuje osobní číslo pracovníka, IČO obchodního partnera, údaj o kontaktním místě a podobně. Na základě těchto údajů je potom možno provádět nejrůznější výběry.

Charakteristika modulu Adresáře, základ

• Adresáře obsahují základní identifikační údaje a dále informace potřebné pro obchodní styk jako jsou termíny splatnosti, penále, limity pohledávek a podobně.
• Nové zápisy do adresáře podniků lze provádět v menu Adresáře nebo kdekoliv v programu během práce při určování firmy.
• Informace o momentálních závazcích, pohledávkách a tržbách udržuje program u každého podniku automaticky aktuální.
• Možnost nakonfigurovat "počet dní neaktivity", díky které je možno přepínat zobrazení kompletního adresáře podniků nebo pouze tzv. aktivních firem - tedy těch, se kterými proběhla nějaká obchodní transakce v poslední době (např. poslední půlrok a podobně).
• Otevřená možnost doplnění vlastních prvků do adresáře, tyto údaje jsou potom k dispozici pro editace ve standardním editačním formuláři programu.
• Modul Adresáře umožňuje tisk adres na štítky nebo obálky buďto jednotlivě nebo dávkově. Díky možnosti vytváření uživatelských výběrových podmínek lze generovat mnoho různých uživatelských sestav.
• Řada výběrových podmínek je součástí dodávky programu, další si může uživatel vytvářet podle vlastních potřeb. Ve výběrových podmínkách je možno zohlednit kterákoliv data, která jsou součástí adresáře.Několik příkladů těchto podmínek:
  • podniky aktivní v uplynulém období,
  • dlužníci,
  • firmy podle kraje,
  • firmy podle okresu,
  • firmy určité skupiny,
  • podle vzorku kódu,
  • podle výše pohledávky,
  • a další ..