Faktury, saldo

Modul slouží pro práci s odeslanými fakturami, došlými fakturami i všemi jinými typy závazků a pohledávek (úvěry, půjčky a podobně). Veškeré závazky a pohledávky jsou uvedeny v knize pohledávek a závazků, kterou je možno prohlížet řadou různých způsobů a která průběžně poskytuje aktuální informace o veškerých závazkových a pohledávkových vztazích. Navíc pro odeslané faktury udržuje program speciální knihu odeslaných faktur a pro došlé faktury knihu došlých faktur.

Faktury v tomto modulu lze vytvářet "ručně", tedy bez návaznosti na jiné moduly. Stejně tak však mohou být faktury vytvořeny v jiných modulech, například v modulu Sklady nebo v modulu Zakázky. Ve všech případech provádí program automaticky při zaúčtování faktury i zápis příslušných dat do účetnictví. Součástí těchto zápisů jsou informace potřebné pro agendu DPH.

Důležitou funkcí pro uživatele systému je sledování faktur po splatnosti. Tuto informaci je možno získat různými způsoby, mimo jiné lze pro zvoleného odběratele v kterémkoliv okamžiku nahlédnout do seznamu závazků a pohledávek pomocí "horké klávesy". Mimo to systém umožňuje kontrolu faktur po splatnosti každý den při prvním spuštění RPO. Každý uživatel si může ve svých osobních preferencích nastavit, zda tuto kontrolu provádět či nikoliv. Pokud ano, pak stanoví počet dní po splatnosti a minimální částku, která ho zajímá. Program každý den při prvním spuštění zobrazí seznam takových faktur.

Pro odeslané faktury umožňuje systém RPO vytvoření tiskové podoby buďto do formuláře nebo na volný papír. Tisk do formuláře je možno uživatelsky libovolně modifikovat. Tisknout je možno jednotlivé faktury nebo lze tisknout najednou, dávkově.

Jak pro odeslané tak pro došlé faktury nabízí program možnost vytvořit si libovolný počet konfiguračních sad. Jsou to vlastně typické případy záhlaví faktur, které při založení nové faktury předurčují její vlastnosti. Každá z těchto konfiguračních sad může být napojena na jinou číselnou řadu. Program přitom automaticky zajišťuje souvislé číslování v této řadě.

Důležitou funkcí systému je sledování záloh. Systém umožňuje vystavení zálohových listů, jejich evidenci, sledování proplacení a nakonec jejich zúčtování. To platí jak o vystavených tak o přijatých zálohových listech. Jednotlivé zálohy přitom mohou být napojeny na konkrétní zakázky. Tato vlastnost napomáhá korektním obchodním vztahům, neboť referent zakázky je okamžitě informován (v hlavičce zakázky) o přijatých zálohách a může tedy potřebným způsobem reagovat při vykrývání zakázky. Při vystavování platebního dokladu (faktura, prodejka) program prověřuje, zda pro příslušného odběratele nejsou evidovány nějaké zálohy. Pokud ano, pak na tuto skutečnost upozorní uživatele a ten má možnost ve faktuře nebo prodejce provést zúčtování této zálohy.

U faktur odeslaných lze využívat slevy položkové, tj. vyčíslit v rámci každého řádku faktury požadovanou slevu. Také je možné poskytnout slevu za fakturu jako celek - sleva jednorázová.

Při provádění plateb umožňuje systém postupné platby, přitom každou takovou platbu eviduje a uživatel má možnost kdykoliv nahlédnout do protokolu o platbách. K libovolnému datu je možno vyčíslit stav závazků a pohledávek v různém členění (podle partnerů, účtů, akcí a podobně) a provést jejich inventuru.

Další z užitečných funkcí je provádění zápočtů, vystavování platebních upomínek, tisk formuláře pro vzájemné potvrzení závazků a pohledávek a podobně.

Tvorba dobropisu i vrubopisu v tomto modulu je totožná. Bude-li částka dobropisována či vrubopisována se rozliší její kladnou či zápornou hodnotou. Pokud je vystaven dobropis znějící na celkovou částku shodnou s celkovou částkou faktury, pak je tato faktura po zaúčtování stornována.

Informaci o momentálních závazcích a pohledávkách k určitému obchodnímu partnerovi může uživatel získat při práci v programu v kterémkoliv okamžiku pomocí tzv. horké klávesy. Od varianty C program umožňuje průběžnou kontrolu limitu pohledávek vůči jednotlivým obchodním partnerům. Tyto limity jsou zadány v adresáři odběratelů a mohou zde být dvě hodnoty - Limit pohledávek celkem a Limit pohledávek po splatnosti. Pokud jsou tyto údaje zadány, pak systém při vystavování faktury, při prodeji ze skladu nebo při zakládání nové zakázky provádí kontrolu skutečných momentálních pohledávek. Informaci zobrazí a pokud je mimo požadované limity, pak program navíc uživatele varuje. Tím se výrazně omezí riziko prodeje platebně neschopným zákazníkům.

Součástí tohoto modulu je také blok pro odesílání příkazů bance. Toto je možno provádět jak formou tištěného příkazu tak formou odeslání dat po internetu, na CD, disketě. Pro odesílání dat je vytvořen otevřený mechanismus, který umožňuje volné nadefinování převodového souboru do bankovního software. Pro mnohé peněžní ústavy jsou již tyto převodní soubory připraveny jako součást dodávky software.

Velmi zajímavou funkcí je automatické zpracování výpisů, které lze realizovat při komunikaci s bankou "na dálku". Systém RPO provede spárování plateb podle výpisu, pokud nenajde odpovídající údaj ve svých datech, ponechá položku k ručnímu dohledání. Víc než 90% položek se obvykle daří spárovat automaticky.

Při párování došlých výpisů (automatickém i ručním) lze s výhodou využít vzory plateb, které si může uživatel zadat do speciálního seznamu. Jde o trvalé (pravidelné) platby apod.

Samozřejmou součástí modulu je řada funkcí pro tiskové výstupy. Jedná se o knihy faktur došlých a odeslaných za různá období a setříděných podle různých kritérií, dále o sumární rozpisy podle podniků, účtů a podobně.

Charakteristika modulu Faktury, saldo

• Modul slouží k vystavování a zaúčtování odeslaných faktur, k evidenci a zaúčtování došlých faktur i k práci s ostatními typy závazků a pohledávek.
• Kromě dokladů, které byly vytvořeny přímo v tomto modulu, sem systém automaticky promítá i doklady vytvořené v dalších modulech (Sklad, Zakázky a podobně).
• Možnost vytváření daňových dobropisů a vrubopisů.
• Podpora platebního styku s bankovními ústavy formou tištěných příkazů nebo přenosu dat modemem či disketou.
• Vazba na adresář podniků v reálném čase, program automaticky realizuje údaje o vystavených fakturách nebo provedených platbách v adresáři.
• Komfortní evidence a zúčtování přijatých a vydaných záloh s možností vazby na zakázky a objednávky.
• Možnost předkonfigurace různých typů faktur a využití různých číselných řad dokladů.
• Tisk odeslaných faktur na čistý papír nebo do formulářů s možností uživatelských definic.
• Možnost dávkového tisku zvolených faktur.
• Promítnutí slev do jednotlivých řádků faktury nebo vytvoření řádků s jednorázovou slevou.
• Možnost vystavování a evidence faktur v cizích měnách.
• Automatická vazba na sledování DPH.
• Možnost kontroly platební morálky odběratelů, varování při rizikových operacích.
• Možnost provádění rozborů a statistik za zvolená období.