Přenosy

Modul Přenosy umožňuje komunikaci mezi centrálou a pobočkami.

Tuto možnost uvítají ti, kteří mají pobočku firmy, případně sklad nebo prodejnu v jiném městě nebo například na druhém konci města, kam není možné propojit lokální počítačovou síť.

Co je k tomu potřeba :

• Systém RPO běžící na centrále a systém RPO běžící na pobočce.
• Modul Přenosy, který je nadstavbovým modulem a zabezpečuje na jedné straně vytváření a na druhé straně "vstřebávání" přenosových dávek.
• Modem / faxmodem na obou stranách (případně lze provést přenos i disketami).
• Telekomunikační software (například PC AnyWhere, Cosession) nebo připojení na některou veřejnou datovou síť (např. Internet, APS Net).

Přenosy dat probíhají dávkovým způsobem. Během Vaší práce s programem RPO ukládá modul Přenosy do samostatného souboru informace, které je třeba přenést na druhou stranu, tedy na centrálu nebo na pobočku.

V určitých intervalech - zpravidla jednou denně v nočních hodinách - proběhne potom přenos dat nejlépe modemem. Lze provést i přenos po disketách. Ideální je, když nejprve přijdou data z pobočky na centrálu, ta je zpracuje a poté vytvoří a odešle dávku dat na pobočku. Tím je následně na pobočce i na centrále poslední aktuální platný stav všech dat.

Je dobré uvědomit si základní principy, kterými se tato komunikace řídí:

• Platná a závazná účetní data jsou na centrále.
• Na centrále jsou shromážděna všechna data o firmě.
• Na pobočce jsou data, která zde vznikla, která se tedy této pobočky týkají a dále kompletní informace o všech skladech firmy, adresáře, účtová osnova a informace o platbách faktur vystavených pobočkou, které došly na centrálu.
• Oceňování zásob na pobočce a na centrále se může v průběhu práce mírně lišit, oficiální hodnoty jsou ty, které jsou na centrále.
• K bezproblémovému provozu je nutno dodržovat řadu organizačních pravidel zejména z hlediska číslování dokladů, zakládání a oprav katalogových položek, účtů, adres a podobně.
• Bezproblémovost celého systému je velmi závislá na pravidelném a kvalitním spojení - přenosu dat.

Pro představu o tom, co tato nadstavba umožňuje, je také potřeba vědět, které okruhy informací systém přenáší a jak se k nim chová - tedy co přenáší z pobočky na centrálu :

• veškeré zápisy o pohybech na skladech, které byly na pobočce provedeny,
• veškeré vystavené faktury, závazky a pohledávky,
• zpracované bankovní výpisy,
• pokladní doklady,
• informace o všech úhradách faktur, závazků a pohledávek, které byly na pobočce zaúčtovány,
• zvolené účetní zápisy, které byly provedeny ručním zúčtováním do deníku,
• převodky mezi sklady, které se týkají samotné pobočky,
• převodky mezi sklady, které proběhly mezi pobočkou a centrálou nebo jinou pobočkou.

Z centrály na pobočku jsou přenášeny následující okruhy informací:

• nové zápisy v adresáři podniků,
• nově založené účty v účtové osnově,
• nové zápisy ve skladovém katalogu,
• změny prodejních cen ve skladovém katalogu,
• aktuální stav všech skladů,
• převodky mezi sklady, které se týkají příslušné pobočky,
• informace o úhradách faktur, které byly vystaveny na příslušné pobočce a o úhradách závazků a pohledávek této pobočky.

Některé z okruhů informací, které se přenáší, je možno v konfiguraci potlačit nebo naopak povolit. Při tvorbě dávky i při zpracování dávky na druhé straně vytváří program protokol o této činnosti, ten je možno později zkontrolovat (např. ráno, když přenos proběhl v noci).

Blok Přenosy je sice možné použít také jako náhradu za počítačovou síť na jednom pracovišti, není to však příliš vhodné. Je totiž koncipován tak, že pobočka i centrála jsou relativně samostatné subjekty s vnitřním uzavřeným oběhem informací a přenáší se pouze základní informace, tedy především informace o skladech, závazcích a pohledávkách.

Uvedení bloku Přenosy do provozu není právě jednoduchou záležitostí. Je zapotřebí naše konzultace a pomoc při rozběhu nejen po technické stránce, ale i po stránce organizační. Tuto službu Vám naše firma samozřejmě ráda poskytne.