SAVOY

Program SAVOY je určen pro hotelové recepce. Jeho hlavní funkcí je kompletní zvládnutí činností, které přísluší pro hotelovou recepci a poskytování údajů pro účetnictví. Celou hotelovou agendu i s podvojným účetnictvím lze zpracovávat společně programovým systémem RPO, jehož jedním modulem je program SAVOY.

Vzhledem k tomu, že SAVOY je součástí stavebnicového programového systému RPO, lze postupně rozšiřovat SAVOY o účetnictví a další moduly např. mzdy, sklady, saldo, fakturace, kalkulace ...

Přehled funkcí programu

• Evidence obsazených lůžek a pokojů hotelovými hosty.
• Evidence požadavků na rezervaci ubytování.
• Možnost skupinového ubytování (např. zájezdů apod).
• Možnost nasazení programu na klasický hotel i ubytovnu. Režimy lze kombinovat v rámci jednoho provozu (možnost dlouhodobého pronájmu pokojů organizacemi s možností celkového vyúčtování).
• Ceny lze stanovit buď za jedno lůžko nebo za celý pokoj.
• Provoz pokladny na recepci:
• Kompletní vedení hotelového deníku.
• Přijímání záloh za ubytování.
• Přímé platby za poskytnuté služby (platby hostů i cizích osob, které nejsou ubytovány).
• Možnost zápisu dlužných částek za poskytnuté služby na konta hostů.
• Vnitropodnikový převod.
• Konečné vyúčtování v hotovosti, na fakturu nebo kreditní kartu při ukončení ubytování.
• Po denní uzávěrce výpis podkladů pro podvojné účetnictví a tvorba zápisů v hotelovém deníku.
• Provoz půjčovny včetně financí, u hostů lze dluh připsat na konto.
• Program umožňuje jednoduše optimalizovat obsazenost pokojů nebo samostatných lůžek na pokojích tak, aby ubytování a rezervace na sebe navazovaly s co nejmenší časovou prodlevou. Značně to napomáhá zvyšovat obsazenost v období zvýšené poptávky na ubytování.

Struktura programu

Recepce - vlastní práce v recepci
Finance - analýza finančních informací
Číselníky - uživatelské definice parametrů programu
Půjčovna - samostatný blok pro půjčování předmětů
Směnárna - běžný směnárenský provoz
Servis - pomocné režimy (archivace, úklid, ...)

• Recepce

  Zde lze hostům rezervovat pokoje nebo lůžka v zadaném časovém termínu, ubytovat hosty, měnit rezervace na ubytování, zapisovat hotové platby hostů za služby nebo zapisovat dlužné částky na konto hostů, zapisovat částky za služby poskytnuté neubytovaným osobám, provádět závěrečné vyúčtování v hotovosti, na fakturu, kreditní kartou atd.

  Při platbách v hotovosti program umožňuje tisk účtenek.

  Zápisy program archivuje a lze si například vypsat seznam ubytovaných hostů v zadaném časovém intervalu nebo analyzovat platby v minulosti.

  Seznam hostů je kumulován a při opakovaném ubytování hosta není již třeba opět vypisovat jeho osobní údaje potřebné pro ubytování.

  Při rezervaci pokojů (lůžek) nebo ubytování hostů program nedovolí rezervaci nebo ubytování na již obsazené nebo rezervované pokoje (lůžka).

• Finance

  Hlavní hotelová kniha - Zápisy o ubytování a o finančních vstupech program kumuluje z pokladen do hlavní hotelové knihy. Lze v ní získat přehled o počtu obsazených pokojů a lůžek, o pohledávkách, zálohách, platbách za služby a za konečné vyúčtování, stavu hotovosti na pokladnách a celkové bilanci v hotelu v reálném čase. Pro každý den je v hlavní hotelové knize jeden zápis.

  Pokladny - Na každé pokladně je evidován momentální stav financí v běžném dni. Jsou evidovány vzniklé pohledávky, zaplacené zálohy, přímé platby a momentální stav hotovosti na pokladně. Dostupné jsou i veškeré aktuální zápisy vzniklé na pokladně. Zde je možno realizovat odvod pokladny.

  Statistika - statistické výstupy o probydlenosti apod.

• Číselníky

  - zde si provozovatel definuje:

  Strukturu pokojů a lůžek v hotelu včetně cen za lůžko (pokoj) a noc - ceny se zadávají pro tuzemce, cizince a pro obsazení jednoho nebo více lůžek na pokoji.

  Seznam placených služeb v hotelu včetně čísel účtů v podvojném účetnictví, druhu sazby DPH a ceny za službu.

  Seznam pokladen, z kterých se budou do programu provádět zápisy (včetně čísla účtu v po- dvojném účetnictví). Počet pokladen nemusí odpovídat počtu počítačových stanic. Mimo definovatelných pokladem má program "hlavní pokladnu", která slouží jako sběrnice pro odvod tržeb (hotovosti) z jednotlivých pokladen.

  Seznam zaměstnanců oprávněných pracovat s programem včetně přístupových práv pro jednotlivé části programu (přístup do programu chráněn heslem).

  Skupiny: Lze si průběžně definovat organizace, které si například dlouhodobě pronajímají část hotelu a u takto obsazených lůžek specifikovat ceny za rezervaci (pokud jsou pokoje pronajaté a nikdo na nich nebydlí) a třeba i jiné ceny za vlastní ubytování (slevy apod.). Lze použít i pro ubytování hromadných zájezdů.

• Půjčovna

  Seznam předmětů - lze definovat jakýkoliv seznam předmětů pro půjčování včetně sazby DPH a účtů podvojného účetnictví.

  Rezervace/půjčování - blok pro rezervaci a vlastní půjčování. Finance lze hostům připsat na dluh nebo přijímat finance na hotovosti.

Režimy pro DPH

Program má možnost pracovat ve třech režimech dle potřeb provozovatele:

• neplátce DPH,
• plátce DPH, preferuje koncové ceny bez DPH,
• plátce DPH, preferuje koncové ceny včetně DPH.

Pokud je provozovatel plátcem DPH, program akceptuje veškeré legislativní normy (včetně zaokrouhlování), které jsou pro výpočet DPH určeny. Výše DPH pro vstup do podvojného účetnictví je součástí výpisu po denní uzávěrce. DPH je také informativně vedena na jednotlivých pokladnách, i pro hlavní hotelovou knihu.

Potřebné vybavení

Program SAVOY lze provozovat na lokálním počítači nebo v síťovém prostředí.

• Pro provoz programu SAVOY na lokálním počítači je doporučené vybavení:
  • osobní počítač PC AT 386 a vyšší, 4 MB RAM,
  • pevný disk nad 40 MB, operační systém DOS 3.3 a vyšší,
  • libovolná tiskárna.
• Při nasazení v síťovém prostředí:
  • server PC 386 a vyšší, 8 MB RAM, pevný disk nad 100 MB, operační systémDOS 5.0 a vyšší
  • pracovní stanice alespoň PC 386 (i bez pevného disku),
  • tiskárna