Sklady, objednávky

Modul Sklady zabezpečuje velmi širokou škálu funkcí. Je značně rozsáhlý a je jednou ze základních částí systému RPO. V rámci nastavení různých číselníků a konfigurací lze chování modulu ve velké míře měnit.

Základním prvkem tohoto modulu je katalog skladových položek. Ten obsahuje jeden zápis pro každou položku, se kterou modul Sklady pracuje. Jedná se v podstatě o záhlaví skladové karty. Součástí tohoto záhlaví jsou identifikační údaje (číslo, název, poznámka), ale především údaje o prodejních cenách, o skupině, do které tato položka patří, o dodavateli, o skladové a nákupní ceně, o hmotnosti a podobně.

Tento katalog je možno organizovat do stromové struktury, kterou si vytváří sám uživatel. Je však možno také vyhledávat položky podle názvů nebo čísel, stejně tak je možno využít snímač čárového kódu při všech operacích ve skladech. Stromová struktura katalogu umožňuje uživateli roztřídění položek podle kritérií, která si sám zvolí. Katalogové položky lze v rámci stromu libovolným způsobem přesouvat nebo zařazovat do několika míst stromové struktury. Tuto možnost není nutno využívat, v praxi se však velmi osvědčila a zjednodušuje hledání položek v katalogu například v situaci, kdy uživatel nezná číslo položky ani její správný název.

Modul obsahuje řadu funkcí pro řízení nákupů a příjem na sklad. Blok Odeslané objednávky umožňuje vystavovat objednávky, sledovat jejich vykrývání a vazbu na došlé platební doklady. Při plánování nákupů a vystavování objednávek lze s výhodou využít možnosti sledování minimálních, optimálních nebo maximálních zásob. Přitom systém umožňuje akceptovat požadavky na zásobování, které vychází z bloku Zakázky.

Při příjmu na sklad program oceňuje skladové zásoby metodou vážených cenových průměrů. Lze určit, zda toto oceňování má probíhat v reálném čase, tedy ihned při příjmu nebo až na vyžádání uživatele. Kromě toho má uživatel možnost i dodatečně po příjmu zboží na sklad provádět tzv. doceňování, tedy rozpuštění dalších nákladů do ceny zásob. Jedná se například o dopravu, balné, clo a podobně.

Tyto mechanismy ušetří čas při administrativě spojené s pořízením zásob a při účetním řešení této problematiky.

U firem, které sledují jednotlivé kusy přijímaného zboží z hlediska výrobních čísel a záruk umožňuje systém RPO evidenci a tisk těchto záručních listů v okamžiku příjmů a později využití těchto dat při výdeji nebo prodeji. Toto má význam především v součinnosti s modulem Zakázky. Zápis v databázi záruk je vlastně spojnicí mezi informacemi o příjmu (nákupu) a výdeji (prodeji) konkrétní položky zboží.

Modul Sklady umožňuje také přímý prodej ze skladů. V tomto případě dochází k automatické tvorbě faktury nebo prodejky a promítnutí těchto platebních dokladů do příslušných modulů (Faktury, Pokladna).

Důležitá otázka stanovení prodejní ceny. Uživatel má k dispozici velmi širokou paletu nástrojů pro tuto práci. Základními možnostmi je využití čtyř typů prodejních cen, které jsou přímo součástí každé katalogové položky. Ve vyšších variantách systému je možno využít tvorbu vlastních typů cen, určení speciálních podmínek pro určité skupiny zboží nebo skupiny odběratelů, speciální ceny pro konkrétní položky a konkrétní odběratele a podobně.

Pro mnoho firem je užitečná vlastnost využití alternativních měrných jednotek (např. karton, paleta, ...). Tyto alternativní měrné jednotky mohou být stanoveny zcela individuálně pro každou položku katalogu a usnadní práci při příjmech a výdajích. Uživatel má při použití alternativních měrných jednotek možnost zapsat tuto alternativní jednotku do zadávacího formuláře při příjmu nebo výdeji. Program automaticky přepočte na zákl. měrné jednotky (např. kusy). Samotné zápisy do skladových karet program provádí v té základní měrné jednotce, která je uvedena v katalogové kartě.

Ve vazbě na modul Zakázky umožňuje systém použití blokací zásob. Pokud je tato možnost využívána, pak systém sleduje v reálném čase volné zásoby a blokované zásoby a především sleduje, který požadavek na výdej ze skladu byl "legitimní", což znamená, že příslušný zákazník měl zabezpečenou blokaci. Pokud blokace zabezpečena nebyla a na skladě není přebytek nad blokace, pak program výdej nedovolí. V nutném případě je možno tuto blokaci obejít, oprávnění k tomu má uživatel s právem Správce v bloku Sklady.

Součástí modulu jsou funkce pro práci s ceníkem. Těchto ceníků je možno vytvářet libovolný počet. Každý uživatel může mít vyznačenu vlastní podmnožinu položek, se kterými operuje. Je zde možnost přípravy nových prodejních cen odděleně od současného ceníku s možností dávkového přenosu nových cen do cen aktuálních. Veškeré změny prodejních cen systém eviduje a pro kteroukoliv položku je možno získat informace o historii prodejních cen. Při tvorbě nových prodejních cen je možno vycházet ze současných skladových cen nebo předpokládaných nákupních cen, k dispozici je také informace o poslední ceně, za kterou byla položka nakupována. Při práci s ceníkem jsou k dispozici funkce pro tvorbu tiskové podoby ceníku. Zde lze s výhodou využít stromovou strukturu katalogu, položky nižších úrovní stromu budou v ceníku odsazeny několika mezerami zleva.

U každé katalogové položky může uživatel zadávat libovolný počet dodavatelů se základními informacemi o základní ceně, termínu dodávky a podobně. Jeden z dodavatelů je považován za primárního dodavatele, ten je uveden přímo v hlavičce skladové karty. Přitom má uživatel možnost při prohlížení seznamu dodavatelů (u konkrétní katalogové položky) zvolit, který z nich bude primární a dát pokyn k jeho zápisu do hlavičky skladové karty.

Při definování skladů je určen příslušný účet v účetnictví, na který program automaticky promítá veškeré operace na skladě. Tento přenos je však možno vypnout a sledovat sklady bez vazby na účetnictví. Při zápisech skladových operací do účetnictví program udržuje shodu mezi účetními daty a daty skladovými. U každé položky udržuje informaci o tzv. doplňku, který slouží ke shromáždění zaokrouhlovacích rozdílů nebo odchylek od nákupní ceny při příjmech na sklad. Jsou k dispozici mechanismy pro rozpuštění tohoto doplňku do skladové ceny.

Charakteristika modulu Sklady

• Modul umožňuje evidenci skladových zásob, plánování nákupu, nákup, příjem zboží, výdej, převody mezi sklady.
• Každý sklad má přiřazen účet v účtové osnově, kam program automaticky promítá operace na tomto skladě. Toto promítání je možno vypnout. Při distribuovaném zpracování dat, kdy funguje odděleně centrála firmy a její pobočka, je možno automaticky provádět synchronizaci skladového katalogu na centrále a pobočce.
• Při nákupu materiálu (zboží) umožňuje systém automatizaci tohoto procesu, tedy párování příjmů na sklad a došlých platebních dokladů. Přitom je možno i později po příjmu provádět tzv. doceňování, tedy rozpuštění určitých finančních částek do skladových zásob.
• Možnost použití alternativních měrných jednotek při příjmech a výdajích ze skladů (karton, paleta).
• Možnost použití snímače čárového kódu při veškerých operacích na skladech.
• Možnost blokací zásob ve vazbě na modul Zakázky.
• Široké možnosti cenotvorby, sledování historie prodejních cen, zohlednění skupin zboží, skupin odběratelů a pod.
• Možnost zadání libovolného počtu dodavatelů u každé katalogové položky.
• Možnost odlišného chování jednotlivých skupin zboží z hlediska oceňování zásob, přepočtu skladových cen a pod.
• Možnost sledování záručních listů (výrobních čísel) při příjmech a výdajích ze skladů.
• Možnost hlídání limitu skladových zásob - minimum, optimum, maximum - s úzkou vazbou na modul Zakázky, při plánování nákupu je možno respektovat informace o položkách zakázek.
• Množství servisních funkcí pro testování a eventuálně opravu integrity dat.
• Možnost odsunu skladových karet do archivního adresáře.