Zakázky (odbyt)

Z hlediska celkové stavby RPO jsou Zakázky nad všemi ostatními moduly. Akce, které v ní uživatel provádí, se promítají do Skladů, Faktur, Pokladen, Účetnictví, Mezd atd. V praxi to znamená, že referent zakázky v obsahu označí položky, které chce vydat ze skladu a spustí tvorbu výdejky. Tuto výdejku může potom zaúčtovat buďto sám (pokud k tomu má příslušná práva) nebo ji ponechat pro skladníka, který provede faktický výdej a zároveň zaúčtování výdejky. Podobná je situace s tvorbou platebních dokladů, potvrzováním provedených prací apod.

Jedná se o značně komplexní režim, který umožňuje řízení zakázkových činností různého typu. V praxi se zpravidla na realizaci zakázky účastní celá řada pracovníků firmy a různých útvarů. S tím počítá i systém RPO a jednotlivé jeho funkce umožňují oddělení určitých operací a zároveň sdílení a předávání potřebných informací. Modulu však může s výhodou využít i jednotlivec.

Každá zakázka má ve své hlavičce zadána dvě osobní čísla a to:

• kdo zakázku zadal - může to být vedoucí oddělení, obchodník a pod.,

• referent zakázky - je zpravidla ten, kdo zakázku realizuje.

Tito dva pracovníci mají také právo manipulace se zakázkou, kromě nich může se zakázkou manipulovat ten, kdo má v modulu zakázky oprávnění Správce. Takto je možno diferencovat přístup k jednotlivým zakázkám. Samozřejmě je možné, aby veškeré činnosti se zakázkou prováděl jeden jediný pracovník. Nic tomu nebrání. Stejně tak ovšem RPO podporuje práci kolektivu, kdy jednotliví pracovníci provádí se zakázkou pouze určité činnosti. Příkladem může být vystavení faktury odběrateli, kdy referent v hlavičce dává pokyn ke způsobu platby, ke způsobu odeslání a také k tomu, zda faktura již má nebo nemá být zaúčtována. Tyto informace slouží dalším pracovníkům v oddělení fakturace.

Obchodní zakázky

Obchodní zakázky mohou sloužit k vykrývání jednotlivých obchodních případů nebo mohou být otevřeny dlouhodobě, průběžně se plnit a vykrývat.

Slouží k zaevidování informací o došlých objednávkách a k jejich vykrývání. K tomuto účelu je zde velké množství podpůrných funkcí. Modul je velmi těsně napojen na modul Sklady. V reálném čase poskytuje aktuální informace o objednaném zboží nebo pracích, tyto informace jsou velmi užitečné pro zásobování a plánování kapacit. V kterémkoliv okamžiku je k dispozici informace o tom, zda příslušná skladová položka je nebo není na skladě, zda je již objednána, případně ve kterých jiných zakázkách je požadována.

Zakázka prochází několika etapami. První z nich je nabídka. Při tomto nabídkovém řízení program poskytuje informace o aktuálních skladových cenách, respektuje veškeré výjimky a odchylky pro příslušného odběratele a navrhuje prodejní ceny. Ty však referent nemusí akceptovat, při volbě prodejních cen má velmi široké možnosti. Již v této etapě je k dispozici funkce pro provedení kalkulace, při uzavření kontraktu (obchodní smlouvy) program tyto informace uschová pro pozdější využití. Během nabídkového řízení je možno vypracovávat různé varianty zakázky. Znamená to, že u některých položek může být zadána varianta a tento údaj využívá program při tisku nabídky. Pokud je tato nabídka akceptována a referent provádí její převod do skutečné zakázky, pak vybere variantu, která je akceptována, ostatní položky (jiné varianty) program automaticky vymaže.

K zakázce lze přiřadit některý z předem připravených vzorů smluv (např. kupní smlouva, smlouva o dílo). V průběhu zpracování zakázky program sleduje dodržení nebo nedodržení plánovaných nákladů i prodejních cen a umožňuje referentovi pružně reagovat například na změny cen zboží.

Fakturaci zakázek je možno provádět několika způsoby, například jednorázovou fakturaci smluvní ceny za celou zakázku nebo fakturování jednotlivých položek v libovolném počtu kroků.

Výrobní zakázky

Jsou vhodné pro řízení kusové nebo malosériové výroby. Zde je možno s výhodou využít vzorových zakázek, které představují výrobní předpis pro realizovaný výrobek. Tímto vzorem je možno naplnit nově otevíranou zakázku. Samotná realizace je podobná jako u obchodní zakázky, co se týká výdajů ze skladu, provádění prací a podobně.

Na rozdíl od obchodní zakázky zde však není prováděna fakturace. Na místo toho je posledním krokem při zpracování zakázky odvod hotových výrobků na sklad. Program přitom podporuje přeúčtovávání nákladů do nedokončené výroby a nakonec na sklad hotových výrobků. Pro každou zakázku jsou tedy k dispozici zcela konkrétní informace o nákladovosti, je možno provádět skutečnou a operativní kalkulaci.

Charakteristika modulu Zakázky

Základní vlastnosti zakázky jsou uvedeny v její hlavičce, určují její základní chování během práce. Tyto vlastnosti jsou předdefinované v konfiguračních sadách, uživatel jednu z nich vybírá při založení nové zakázky. Při založení lze vlastnosti upřesnit, některé lze měnit i v průběhu vykrývání zakázky.

• Modul Zakázky je určen pro:

  • realizaci nabídkových prací, předběžné kalkulace, ...

  • vedení operativy zakázek

  • průběžné vykrývání / zpracování zakázek

  • tvorbu navazujících dokladů (skl.výdejky, faktury, výkazy práce,...)

• Zakázky mohou mít mnoho různých "tváří", např. :

  • obchodní zakázky pro jednorázové obchodní případy

  • průběžné zakázky pro průběžné dodávky stálým odběratelům

  • výrobní zakázky (vlastní výroba)

  • režijní zakázky ....

• Obsah zakázky je tvořen položkami trojího druhu :

  • materiál (zboží) je vybírán ze skladového katalogu a i nadále má vazbu na tento katalog,

  • práce jsou vybírány z katalogu prací a mají i dále na tento katalog vazbu např. při změnách cen apod.

  • volné položky nemají žádné další vazby, figurují v zakázce "tak jak jsou"; těmito položkami je možno do zakázky zaevidovat např. subdodávky, platby subdodavatelům provedené na vrub této zakázky a podobně.

• Komfortní možnosti zpracování nabídky včetně variantních návrhů.
   

• Úzká spolupráce s modulem Sklady včetně podpory:

  • sledování záruk při příjmech a výdejích ze skladu,

  • blokace zboží na skladech,

  • použití alternativních měrných jednotek.

• Vysoké úspory pracnosti při zpracování opakovaných zakázek s využitím vzorových zakázek.

• Průběžné sledování nákladů a výnosů na zakázku s možností provedení operativní a skutečné kalkulace.

• Možnost evidence přijatých záloh ve vazbě na konkrétní zakázky, referent má průběžně k dispozici aktuální údaje.

• Možnost tvorby vlastních kalkulačních vzorců pro jednotlivé typy zakázek.

• Propracovaný systém sdílení informací pro týmovou práci.

• Široká škála možných způsobů fakturace.

• Podpora zásobování a plánování kapacit.

• Automatický zápis informací o provedených prac e ch do mzdových dat.